Gestion du temps

gestion_du_temps

 

 

 

 

 

 

 

86400…
Imaginez que chaque matin, une banque vous ouvre un compte de 86400 euros.Simplement, il y a deux règles à respecter: 

  • Première règle : tout ce que vous n’avez pas dépensé dans la journée vous est enlevé le soir. Vous ne pouvez pas tricher, ne pouvez pas virer cet argent sur un autre compte, ne pouvez que le dépenser mais chaque matin au réveil, la banque vous ouvre un nouveau compte, avec à nouveau 86 400 euros pour la journée.
  • Deuxième règle : La banque peut interrompre ce « jeu » sans préavis; à n’importe quel moment elle peut vous dire que c’est fini, qu’elle ferme le compte et qu’il n’y en aura pas d’autre.

Que feriez-vous ? Vous dépenseriez chaque euro à vous faire plaisir, et à offrir quantité de cadeaux aux gens que vous aimez. Vous feriez en sorte d’utiliser chaque euro pour apporter du bonheur dans votre vie et dans celle de ceux qui vous entourent, n’est-ce pas ?

Cette banque magique, nous l’avons tous, c’est le temps !

Chaque matin, au réveil, nous sommes crédités de 86400 secondes de vie pour la journée, et lorsque nous nous endormons le soir, il n’y a pas de report. Ce qui n’a pas été vécu dans la journée est perdu, hier vient de passer. Chaque matin, cette magie recommence. Nous jouons avec cette règle incontournable : la banque peut fermer notre compte à n’importe quel moment, sans aucun préavis ; à tout moment, la vie peut s’arrêter. Alors que faisons-nous de nos 86400 secondes quotidiennes ?

La vie est courte, même pour ceux qui passent leur temps à la trouver longue … Alors profitez-en !

Le temps est un don sans prix que nous pouvons utiliser pour le plaisir et le travail. Celui que nous recevons est le même que celui d’une personne riche, puissante ou ayant beaucoup d’influence. Nous ne pouvons pas stocker le temps mais nous devons l’utiliser jour par jour.

  • Le temps est partie intégrante de la vie et nous lie à l’univers entier. La progression est toujours liée au temps.
  • Le temps nous permet de mesurer la progression. En ce qui concerne les objectifs, les questions importantes sont les suivantes : Quand ? Combien ? A quel intervalle ?
    Je me fixe des dates limites pour atteindre mes objectifs et je planifie mes activités pour être certain que mes dates seront respectées.
  • Le temps est toujours administré par quelqu’un. Si nous abdiquons le droit de contrôler notre temps, d’autres s’en chargeront. Les attitudes du passé conditionnent mes réactions vis-à-vis du temps mais je peux si je le désire, acquérir de nouvelles attitudes.

Lorsque nous connaissons la valeur du temps, nous sommes à même de faire de meilleurs choix en ce qui concerne l’investissement de notre capital temps.

Quelques pratiques pour une meilleure gestion du temps

1. Tenir son agenda

  • Pour planifier l’année ou le long terme
    • Etablir les objectifs annuels
    • Indiquer sur l’agenda les journées obligées
  • Pour planifier le mois (ou la semaine)
    • Etablir les objectifs mensuels (ou hebdomadaires)
    • Indiquer sur l’agenda l’obligé et le gros « à soi » (quelques heures)
  • Pour planifier la journée en cas de surcharge
    • Etablir la liste exhaustive des choses à faire et leur donner un ordre de priorité.
      Concrètement :
      • Faire une liste de tâches
      • Mettre un timing à chaque tâche
      • Mettre du temps pour les imprévus et les urgences (+-20% du temps)
      • Mettre du temps pour soi, les pauses
      • Mettre du temps pour la préparation, la rédaction d’un PV, la délégation, …
    • Avoir un seul agenda (ou organiseur) maître
    • Outils à disposition : excel, mind manager, tableau blanc, MS Project, word, agenda papier, agenda électronique, SAP, ERP, …
  • Avoir à l’esprit les questions suivantes :
    • Au début de la journée : Comment réussir ma vie aujourd’hui ? (déterminer des objectifs de journée, planification)
    • En cours de journée : Comment tirer parti de l’agencement des choses pour une efficacité maximale ?
    • En fin de journée : Ai-je avancé vers mes objectifs ?
    • Tout le temps : Est-ce que j’accorde au monde, le meilleur de moi-même ?

2. Classement des documents

Nous recevons en abondance de multiples documents de tous ordres : notes internes, mémos, courriers personnel, documentation, publicités, rapports, invitations, journaux… Le traitement des papiers représente une fraction appréciable du temps de travail. Alors comment ne pas devenir esclave de l’envahissement paperassier ?

Quelques principes simples sont recommandés pour mener fructueusement sa propre chasse au temps perdu :

  • Quelque soit le document, son utilisation se ramène toujours à ce processus élémentaire : entrée/traitement/sortie
  • Ne prendre le document qu’une fois en mains et décider immédiatement ce qu’on va en faire.

Cette décision ne peut revêtir que quatre formes selon le sigle ACTE

A pour AGIR
Si le document appelle une action immédiate l’exécuter.  Exemples : téléphoner à X, annuler un rendez-vous, prévoir une réunion, ordre du jour…
Vous pouvez aussi décider de lire immédiatement ce document pour autant que sa lecture n’excède pas 10 à 12 minutes.

C pour CLASSER
Affecter immédiatement un classement approprié (sujet, personne, échéance,..) au document en question pour pouvoir le faire resurgir au moment opportun.

T pour TRANSMETTRE
Faire suivre le document à « qui de droit » avec peut-être un bref commentaire : « en vue de la réunion X », « voir surtout paragraphe 7″, …

E pour ELIMINER
« Le meilleur ami de l’homme avec le chien est la corbeille à papier ». On éliminera sans scrupule tout document qui ne peut se traiter par A.C.T.
Certes dans la masse qui sera jetée, il se peut que, dans un cas sur cent, un document s’avère ultérieurement nécessaire. Mais il est prouvé que cette proportion ne justifie pas le temps, l’espace et le souci mis à stocker les 99 autres. Il est toujours moins coûteux de redemander une copie.

Cette technique efficace, mais exigeante a pour buts de :

  • éviter des piles de documents « à voir », « à lire quand j’aurai le temps »
  • ne pas garder des tonnes de papier « qui pourraient être intéressants un jour »
  • ne pas devoir commander deux containers à votre prochain déménagement
  • n’avoir avec soi ou sur son bureau que les documents utiles à la tâche du moment

Attention, il faut tenir compte qu’un même document peut se voir classer selon au moins trois dimensions:

1. Par échéance (date où il faudra le ressortir pour aller à une réunion, un entretien)
2. Par interlocuteur
3. Par rubrique (liée au contenu même du document).

3. Reconquérir le temps

reconquerir_temps_perdu

Bonnes pratiques

Bonnes pratiques

  • tasse de cafe du matin ou le tour des bureaux, pour dire bonjour et éviter d’être dérangé par la suite
  • impression des mails et dictaphone professionnel à pédales pour déléguer automatiquement
  • procédure « qui fait quoi » avec et une liste des taches visible pour tous
  • tableau excel avec 4 colonnes : numéro de la tache, dates (a l’envers pour pouvoir trier) nom, descriptif de la situation ou de l’action puis délègue au besoin
  • outlook et gestion de taches et de mail
  • créer des dossiers dans oultook et classer ses mails par arborescence projet …
  • mind manager ou mind map sur papier pour planifier la semaine (et non la journée). Ca donne une vue globale et ça ne frustre pas si la tâche n’est pas faite dans la journée.
  • intégrer des liens hypertexte dans les fichiers word
  • tout mettre a l’agenda pour s’assurer d’une suite
  • lancement d’une ligne interne pour laisser des messages a tout moment
  • générer des rappels automatique dans outlook, des alarmes
  • rédiger sa « to do list » avec le budget temps disponible
  • se poser la question suivante : » si tu n’avais qu’une tâche a faire ce serait laquelle? »
  • faire une don’t do list : tout ce que je ne ferai plus/pas sur ma journée
  • mettre un place un système de casiers ou de pochettes de couleur au mur pour mettre les message pour ne pas déranger les gens
  • envoyer le planning par sms et les changement également pour ne pas déranger les ouvriers par téléphone lorsqu’ils sont en mission.
  • système des 5 minutes: je m’astreints a faire cette tache pendant 5 minutes maximum. Donc je me déculpabilise car je vais y travailler. Et généralement après ces 5 minutes, ça allège la pression du travail et soit on continue, soit on trouve ça plus facile.

 

Pour aller plus loin :

Retrouvez d’autres trucs et astuces sur notre page « Gestion des multiples casquettes en entreprise«